私は以前からあることで悩んでいました。何かと言いますと事務所の“作業能力の低下”です。
具体的には、毎月の決算作業の作業能力が、不思議と年々下がっていたのです。

大きな理由として考えられるのが“人間性重視の採用”です。
私は、いい会社は、社風がいいはずだと思っています。
そのため、作業能力よりも人間性を重視した採用をしており、
最初の内はどうしても作業能力が高くないわけです。

もちろん、そのことは百も承知で、だから毎月教育の時間も取っているわけですが、
ただ、勤続年数が浅いと、まだまだ作業能力が高くなく、教育が追いついていない状況でした。

そこで、何かいい改善方法はないかと考え“マニュアル化”に取り組んでみることにしました。
私たちの事務所はまだまだですが、１００人を超えてやっているようなところには、
必ずと言っていいほど、業務マニュアルがあります。
大人数の会社で、誰がやっても同じ品質を目指そうと思えば、それが必須なわけです。

私たちももう少し、そういう段階にいかないとと思い、
決算作業に関しての業務マニュアルを、年明けから私が一人で作っていきました。
いわば、私がやっていたことの文字化です。大変でしたがようやく完成しました。
決算作業を２１工程に分解し、この工程は何日までに誰がしないといけないなど、
チェックリストも付け加え、約３０ページのものを作り上げました。

もちろん、マニュアル通りにきっちりやろうとすれば、
一時的に能率が今より落ちるとは思いますが、
事務所全体として、一定の品質を保つことはできます。
また、これから人手不足が進み、経験者の採用が益々しにくくなって行く中では、
マニュアルによって品質を保つというのは、ひとつの有効な手段だとも思っています。

これが軌道に乗ると、今よりはるかにいい回転が生まれるという感覚はあります。
これから、このマニュアルを運用していくことにトライしてみます。